Programinės įrangos apžvalgos

Apžvelgta 11 geriausių 2020 m. Dokumentų valdymo programinės įrangos


Dokumentai ir bylos yra svarbi jūsų verslo dalis.

Nesvarbu, ar vadovaujate didelei organizacijai, mažam verslui, ar netgi darote darbas iš namų, gali būti, kad kuriate daug dokumentų. Sukūrę šiuos dokumentus turite juos saugoti ir organizuoti, kad jūsų komanda ir klientai galėtų lengvai jais naudotis.

Kad viskas būtų paprasčiau, galite naudoti dokumentų valdymo programinė įranga.

Šių priemonių poreikis didėja pasaulinėje dokumentų valdymo programinės įrangos rinkoje greičiausiai iki 2028 m. pasieks 11,06 milijardo JAV dolerių.

Šios priemonės tampa vis populiaresnės ir dėl rimtos priežasties.

Jie padeda jums tvarkyti failus ir būti saugūs, kad užtikrintų sklandų visų suinteresuotųjų šalių bendradarbiavimą. Jie taip pat leidžia jums lengviau įkelti, atsisiųsti ar tiesiog pasiekti failus iš bet kurios platformos, įrenginio ar žiniatinklio naršyklės.

Norėdami padėti jums priimti teisingą sprendimą, aš įvertinau ir apžvelgiau geriausią dokumentų valdymo programinę įrangą. Šios apžvalgos yra pagrįstos pagrindinėmis jų savybėmis, naudojimo paprastumu, integravimu, dokumentų gyvavimo ciklu, failų formatais, darbo eigos automatizavimu, kainų nustatymo planais ir dar daugiau.

Pradėkime.

Kas yra geriausia dokumentų valdymo programinė įranga?

Čia pateikiamos mano geriausios dokumentų valdymo programinės įrangos, kurią šiais metais naudosite, rinkiniai.

1. „Dropbox“.

„Dropbox“ yra viena iš populiariausių turimų „viskas viename“ dokumentų valdymo sistemų. Tai leidžia skaitmeniniu būdu valdyti tradicinius ir daugialypės terpės dokumentus. Tai taip pat leidžia redaguoti dokumentus, o pakeitimai realiuoju laiku yra matomi kitiems vartotojams.

Naudodamiesi naujomis funkcijomis, tokiomis kaip optinis simbolių atpažinimas (OCR), paversite vaizdus tekstu ir daugybe trečiųjų šalių programų integracijų, negalite suklysti naudodami „Dropbox“.

Pagrindiniai bruožai:

  • Sąskaitos perkėlimo įrankis - Tai leidžia saugiai perkelti failus iš vieno vartotojo į kitą, pasikeitus atsakomybei ar pasikeitus atsakomybei.
  • „Dropbox“ vitrina - Parodykite visus savo darbus profesionaliai valdomuose puslapiuose ir stebėkite, kaip vartotojai naudojasi jūsų failais.
  • Trečiųjų šalių programų integracija - „Dropbox“ siūlo tvirtą integraciją su daugiau nei 3 000 000 prijungtų programų.
  • Tiesioginis palaikymas - Tiesioginis palaikymas siūlo patikimas paslaugas el. Paštu, pokalbiais ir telefono skambučiais.

Argumentai už:

  • Pasiūlymai „nuotolinis valymas“ funkcija, kad akimirksniu išvalytumėte failus nuo pavogtų įrenginių ir nulaužtų paskyrų, kad duomenys būtų saugūs
  • Leidžia stebėti komandos veiklą per administratoriaus prietaisų skydelį
  • Suteikia laikiną prieigą per galiojančias nuorodas ir neleidžia atsisiųsti nuorodų
  • Padeda atkurti ištrintus failus atkuriant ankstesnę failo versiją
  • Sinchronizuojama įvairiuose įrenginiuose ir platformose
  • Ateina funkcija, vadinama 'komandos aplanko vadybininkas' padėti įgyti komandos aplankų valdymą ir matomumą
  • Siūlo daugybę lanksčių saugojimo planų

Minusai:

  • Mobilioji versija nėra tokia patogi vartotojui kaip darbalaukio versija
  • Įkėlimas gali būti lėtas

Kainodara:

Jos standartiniai ir išplėstiniai planai kainuoja atitinkamai 12,50 USD ir 20 USD per mėnesį. Pagal įmonės planą galima nustatyti kainą.

2. „Zoho“ dokumentai.

„Zoho Docs“ yra dar viena populiari dokumentų tvarkymo programinė įranga šiame sąraše. Tai leidžia saugiai saugoti ir tvarkyti visus failus debesyje. Tai taip pat siūlo galingus bendradarbiavimo įrankius, įskaitant grupinį pasidalinimą ir abipusį sinchronizavimą, kurie padės efektyviai dirbti su nuotoliniais klientais ir darbuotojais.

Pagrindiniai bruožai:

  • Saugoti dokumentus - Tai vartotojams suteikia galimybę lengvai saugoti didelius failus, įskaitant vaizdo įrašus, aplankus ir net visas duomenų bazes.
  • El. Pašto adresas - Nedelsdami siųskite dokumentus iš el. Pašto ar skaitytuvo į „Cloud“ paskyrą neprisijungdami.
  • Švari organizacija - Lengvai sukurkite aplankus ir poaplankius, kad failus būtų galima suskirstyti į kategorijas pagal projektą, funkciją ir failų tipus.
  • Dvikryptis sinchronizavimas - Savo darbalaukyje galite dirbti prisijungę arba neprisijungę - failai automatiškai atnaujinami, kai vėl prisijungiate.

Argumentai už:

  • Leidžia perkelti daugybę aplankų nesugadinant užsakymo
  • Sukuriama automatinė failų atsarginė kopija, kad būtų išvengta duomenų praradimo
  • Leidžia įkelti failus masiškai
  • Leidžia jums sukurti grupę, kuria vienu metu galima dalytis failais su keliais vartotojais
  • Teikia pokalbį programoje, norėdami bendradarbiauti su skirtingais komandos nariais
  • Nustato priminimus ir užduotis valdyti ir perduoti darbą komandoms
  • Išsaugo failus skirtinguose serveriuose keliose vietose
  • Tai užtikrina griežtą saugumą, užšifruojant failus per RSA pagrįstą 2048 bitų raktą, sukurtą naudojant tobulos persiuntimo paslaptį (PFS).
  • Siūlo audito sekos funkciją, leidžiančią sekti kitų vartotojų atliktus redagavimus
  • Leidžia jį suasmeninti atsižvelgiant į prekės ženklo naudojimo reikalavimus
  • Siūlo nemokamą versiją iki 5 vartotojų

Minusai:

  • Vartotojo sąsaja atrodo paprasta ir pasenusi
  • Programos įkrovimo laikas yra lėtas

Kainodara:

Mokami planai prasideda nuo 5 USD per mėnesį. Taip pat gausite 15 dienų nemokamą bandomąją versiją.

3. „eFileCabinet“.

„eFileCabinet“ yra dar viena galinga dokumentų valdymo sistema (DMS), kuri padeda nuskaityti ir padaryti failus skaitmeninius iškart. Tai taip pat leidžia siųsti vieną failą keliais formatais su slaptažodžiu apsaugotomis nuorodomis ir lengvai suskirstyti failus į kategorijas bei juos rasti.

Pagrindiniai bruožai:

  • Galinga paieška - Tai leidžia viso teksto paieškoje ieškoti bet kokio failo, esančio bet kuriame aplanke. Jis tvarko, automatiškai atpažįsta, įvardija ir saugo visus dokumentus naudodamas rinkmenose esančią informaciją.
  • Darbo eigos valdymas - Lengvai peržiūrėkite savo dokumento darbo eigos nuotrauką. Tai taip pat leidžia pažvelgti į konkrečius darbo eigos etapus.
  • Integruoti šablonai - Sverto aplanko struktūros šablonai, kuriuos norite išlaikyti visoje sistemoje. Taip pat galite kurti dokumentus iš anksto nustatytais pavadinimais.
  • Failų užklausos - Suteikdami galimybę nuotoliniams klientams ir darbuotojams nuotoliniu būdu įkelti failus sistemoje naudodamiesi svečio prieiga, pasinaudodami jos „File Request“ funkcija.

Argumentai už:

  • Leidžia nustatyti atskirų aplankų, spintelių, failų stalčių valdymą
  • Bet kuriam asmeniui bet kurį dokumentą galite išsiųsti el. Parašo užklausą
  • Leidžia saugoti atskirą pasirašytų dokumentų audito seką, kad būtų užtikrinta atitiktis ir sauga
  • Suteikia patogią darbalaukio programą
  • Importuoja el. Laiškus ir priedus iš anksto apibrėžtame aplanke
  • Siūlo reaktyvų techninį palaikymą
  • Komplektuojama su „Android“ ir „iOS“ programomis mobiliesiems
  • Leidžia įkelti dokumentus tiesiai iš fotoaparato
  • Pasinaudokite dviejų veiksnių autentifikavimu ir vaidmenimis pagrįstu leidimu, kad padidintumėte saugumą
  • Bendras failų šifravimas ir saugojimas
  • Teikia integraciją su trečiųjų šalių programomis, įskaitant „Salesforce“ ir „Microsoft Office“

Minusai:

  • Tai gali būti patogesnis vartotojui

Kainodara:

Jos prenumeratos planai prasideda nuo 15 USD per mėnesį ir siekia iki 199 USD per mėnesį. Jūs taip pat gausite nemokamą demonstracinę versiją.

4. Skaitmeninis stalčius.

Skaitmeninis stalčius yra vienas iš pageidaujamų variantų vidutinio dydžio įmonėms mažmeninės prekybos, gamybos ir švietimo srityse. Jis gali nuskaityti ir saugoti dokumentus akimirksniu, taip pat siūlo dokumentų saugojimą, kad būtų užtikrintas papildomas apsaugos lygmuo.

Pagrindiniai bruožai:

  • Dokumentų organizavimas - Lengvai sutvarkykite visus dokumentus centralizuotoje vietoje naudodami pažįstamą „Windows“ pagrįstą failų / aplankų struktūrą. Tai taip pat leidžia laikyti failus keliose failų spintelėse, kad būtų galima lengvai atskirti.
  • Lankstus - Lengvai sujungkite dokumentus arba pridėkite puslapius prie jau esančių dokumentų. Taip pat galite žymėti dokumentus skirtingais rodyklėmis.
  • Lengvas importavimas - Pasinaudokite vilkimo, nukopijavimo ir įklijavimo, nuskaitymo ar importavimo funkcijomis, kad failus būtų galima lengvai importuoti tiesiai į diską.
  • Saugumas - Tai suteikia galingą visų dokumentų saugumą naudojant AES-128 bitų šifravimą. Taip pat galite panaudoti audito seką, kad galėtumėte sekti bet kokio dokumento pakeitimus.

Argumentai už:

  • Nedelsdami pritaikykite failų spinteles pagal konkrečius verslo reikalavimus
  • Pasinaudokite versijos valdymu, kad gautumėte prieigą prie senesnių to paties failo versijų
  • Naudodami raktinių žodžių ir teksto paiešką galite lengvai rasti failus, saugomus bet kuriame disko aplanke
  • Leidžia spausdinti dokumentus tiesiai iš disko
  • Fiksuokite ir importuokite kelis dokumentus tuo pačiu metu
  • Jis sinchronizuoja failus, padarytus iš bet kurio įrenginio
  • Lengvai bendradarbiaukite su įvairiomis suinteresuotosiomis šalimis, realiuoju laiku peržiūrėdami failo pakeitimus
  • Siūlo nemokamą bandomąją versiją

Minusai:

  • Siūlo ribotas funkcijas
  • Netinka didelėms organizacijoms

Kainodara:

Galite nusipirkti programinės įrangos vieno vartotojo licenciją už vienkartinę 1 200 USD kainą arba įsigyti jos 500 USD per metus prenumeratos planą.

5. „FileHold“.

„FileHold“ yra prieinamas ir lengvai įdiegiamas įmonės dokumentų valdymo sprendimas (DMS). Programinę įrangą galite lengvai nuskaityti, saugoti ir indeksuoti dokumentus. Norėdami užtikrinti visišką saugumą, programinę įrangą taip pat galite įdiegti į savo vietinį serverį.

Pagrindiniai bruožai:

  • el. formos - Lengvai ištraukite metaduomenų informaciją iš elektroninių formų naudodamiesi standartinėmis „Microsoft Word“ priemonėmis, esančiomis „Office“ ar PDF formose.
  • Kurjeris - Tai saugus dokumentų siuntimo būdas, kartu siunčiantis pristatymo įrodymus. Tai taip pat praneša gavėjams el. Paštu su nuoroda į dokumentą.
  • Failų tvarkymas - Tai leidžia jums tapti efektyvesniems, diferencijuodami kasdienes užduotis ir failų tvarkymą paversdami efektyviu procesu.
  • Nuskaitymas ir vaizdavimas - Eikite be popieriaus, tiesiogiai nuskaitydami ir atvaizduojant dokumentus, kad galėtumėte nusiųsti juos skirtingiems vartotojams visame pasaulyje.

Argumentai už:

  • Siūlo kelių naršyklių palaikymą
  • Komplektuojama su išmaniojo telefono programine įranga, leidžiančia lengvai valdyti visus dokumentus
  • Joje yra „Google“ tipo išplėstinė paieška, kurioje pateikiami dokumento metaduomenys, kurie padės rasti svarbius rezultatus
  • Galite veiksmingai integruoti ją su „Microsoft Office“, kad galėtumėte tiesiogiai pasiekti tokius įrankius kaip „Outlook“, „Word“, „PowerPoint“, „Excel“ ir „Visio“.
  • Lengvai tvarkykite naujausius ir archyvinius dokumentus naudodamiesi pažangia dispozicijos ir saugojimo politika
  • Pasinaudokite registracijos / išsiregistravimo galimybe išvengti perrašymo dirbdami prie konkretaus dokumento
  • Sukurkite virtualius aplankus, kad pasiektumėte begalinį failų kaupimą
  • Leidžia jums dirbti su dokumentais neprisijungus, o visi pakeitimai bus išsaugoti, kai vėl prisijungsite
  • Siūlo įmonės turinio valdymą (ECM) ir archyvavimą

Minusai:

  • Jei esate pradedantysis, jums gali būti sunku suprasti jo funkcijas
  • Vartotojo sąsaja nėra patogi vartotojui

6. Dokumentų ieškiklis.

Dokumentų ieškiklis siūlo galingą integraciją su „Windows“ ir efektyvų debesų prieglobą patogiam failų valdymui. Tarp įspūdingiausių funkcijų yra versijos valdymas, nuskaitymas be popieriaus, dokumentų valdymas, el. Pašto tvarkymas ir dar daugiau.

Pagrindiniai bruožai:

  • Nuskaitymas - Dokumentų ieškiklis leidžia lengvai konvertuoti popierinius dokumentus į failus, kurių ieškoma visiškai. Taip pat galite užfiksuoti dokumentą ir suprasti svarbius faktus apie dokumentą kaip failo metaduomenis.
  • Automatizuoti darbo srautai - Čia siūlomos įvairios darbo eigos funkcijos, įskaitant laiko intervalą, vaidmenimis pagrįstus procesus, kokybės kontrolės taškus ir tinkinamus pranešimų šablonus.
  • Paieškos parinktys - Galite ieškoti failų naudodamiesi keliomis galimybėmis, įskaitant greitąją paiešką, galios paiešką, išplėstinę paiešką arba „Mano DL“ paiešką.
  • Dokumento patvirtinimas - Lengvai užfiksuokite elektroninį dokumentų patvirtinimą, kad užtikrintumėte skaidrumą ir atitiktį. Tai taip pat palaiko tiek vieno patvirtinimo veiksmus, tiek sudėtingus kelis patvirtinimo veiksmus.

Argumentai už:

  • Leidžia užfiksuoti nuskaitytų failų iš zonų, viršelių lapų, brūkšninių kodų metaduomenis arba atskirai pasirinkti ekrane naudojant „Document Pro“ peržiūrą.
  • Siūlo palaikymą visose naršyklėse, įrenginiuose ir platformose
  • Padidina proceso lankstumą, pasirinkdamas delegavimo galimybes
  • Galite automatizuoti į dokumentus orientuotas operacijas, kad išvengtumėte pakartojamumo ir padidintumėte operacijos efektyvumą
  • Peržiūrėkite apibrėžtą darbo eigos pavyzdį, kad galėtumėte geriau kontroliuoti kokybę
  • Leidžia sekti dokumento peržiūros būseną ir patvirtinimo veiksmus
  • Automatiniai priminimai ir pranešimai pagreitina dokumentų patvirtinimo procesą
Minusai:
  • Vartotojo sąsaja yra šiek tiek apleista
  • Siūlo mokymus tik keletą kartų per metus

Kainodara:

Jo licencijų kainos prasideda nuo 250 USD ir siekia iki 400 USD.

7. „HighTail“.

„HighTail“ įgalina dokumentų valdymą patogesnį ir intuityvesnį. Be to, tai leidžia kūrybos specialistams lengvai dalintis dideliais failais, įskaitant vaizdo, meno kūrinius, dizaino, fotografijos ir pristatymo failus.

Pagrindiniai bruožai:

  • Aukštos skiriamosios gebos peržiūra - Galite peržiūrėti arba perduoti didelius failus jų neatsisiųsdami.
  • Pokalbis realiuoju laiku - Asmenys ar komandos gali gauti realaus laiko el. Laiškus, projekto atnaujinimus ir komentarus.
  • „Freehand“ komentarai - Leidžia jums taisyti failus nubrėždami langelį, rodyklę, liniją ar laisvos rankos formą, kad pažymėtumėte daugialypės terpės failus.
  • Versijų palyginimas - Galite pasitelkti šalutinių failų versijų palyginimą tame pačiame ekrane, kad įvertintumėte pakeitimus ir lengvai pateiktumėte grįžtamąjį ryšį.

Argumentai už:

  • Leidžia vartotojams pateikti aiškesnius atsiliepimus tiesiogiai komentuojant failą, todėl gaunama mažiau rezultatų ir geresnis galutinis produktas
  • Modernizuoja ir konsoliduoja kūrybinį procesą, kad būtų sumažintas laikas patekti į rinką
  • Gavėjams nereikia paskyros prieigos valdikliams, kad būtų galima peržiūrėti bendrinamus failus
  • Ateina 256 bitų AES šifravimas kartu su įmonės lygio saugos pasiūlymais, užtikrinančiais griežtą visos sistemos apsaugą
  • Teikia „siųsti sekiklį“ funkcija išsiaiškinti, kada failai bus pristatyti ir atsisiųsti
  • Peržiūrėkite kelis failus vienu metu per vizualiuosius aplankus
  • Siūlo nemokamą versiją asmenims

Minusai:

  • Bendros nuorodos pasibaigia per greitai
  • Paieškos funkcija nėra patogi vartotojui

Kainodara:

Jo priemokos planai prasideda nuo 12 USD per mėnesį ir siekia iki 36 USD per mėnesį.

8. „Evernote“ verslas.

„Evernote Business“, be jokios abejonės, yra vienas populiariausių failų tvarkymo įrankių. Tai padeda lengvai kurti ir dalytis užrašais ir failais, kad būtų galima sukurti intelektualesnę ir produktyvesnę darbo vietą. Visos jo savybės visų pirma yra nukreiptos į verslo produktyvumo didinimą.

Pagrindiniai bruožai:

  • Padidinkite produktyvumą - Komandos gali efektyviai rinkti, suskirstyti į kategorijas ir dalytis idėjomis, kad padidintų produktyvumą.
  • „Web Clipper“ - Iškart išsaugokite svetainės ekrano kopijas „EverNote“ paskyroje. Galite lengvai išsaugoti visą naudingą informaciją internete ir rasti ją iškarpytą, kai tik jos prireiks.
  • Integruoti šablonai - Galite panaudoti įmontuotus „Evernote“ šablonus, kad sutaupytumėte laiko ir pastangų tenkindami konkrečius poreikius. Lengvai montuojami šablonai yra lengvai pritaikomi, ir jūs netgi galite juos naudoti begalę kartų.
  • Plati integracija - Jis siūlo plačią integraciją su trečiųjų šalių programomis, tokiomis kaip „Gmail“, „Outlook“, „Salesforce“, „Google“ diskas ir „Slack“.

Argumentai už:

  • Leidžia apkarpyti ekrano kopijas, kad būtų galima užfiksuoti jums reikalingą informaciją
  • Siūlo kelis sparčiuosius klavišus, kad padidintumėte efektyvumą
  • Leidžia redaguoti failus ir paskyras realiuoju laiku
  • Tai taip pat leidžia ieškoti ranka rašytų užrašų, lentos paveikslėlių ir nuskaitytų vaizdų
  • Tai gali atpažinti 11 ranka rašytų ir 28 rašytų mašinų kalbų
  • „Evernote for Business“ taip pat palaiko „Penultimate for iPad“
  • Leidžia nuskaityti fizinius dokumentus ir saugoti juos kaip saugius failus

Minusai:

  • Elementų organizavimas nėra be klaidų
  • Didesnių failų sinchronizavimas yra lėtas

Kainodara:

Mokami planai prasideda nuo 14,99 USD per mėnesį vienam vartotojui.

9. Smartsheet.

„Smartsheet“ yra vienas iš pageidaujamų įmonių pasirinkimų norint sklandžiai valdyti projektą, dalytis failais ir bendradarbiauti. Viena pagrindinių funkcijų yra tai, kad ji siūlo plačią integraciją su trečiųjų šalių programomis, įskaitant „Google Apps“, „Box“, „Salesforce“, „Dropbox“, „Zapier“ ir kt.

Pagrindiniai bruožai:

  • Iš anksto nustatyti šablonai - Čia pateikiami iš anksto nustatyti šablonai, kurie padės daug lengviau apibrėžti darbo eigas ir verslo procesus.
  • Turinio bendradarbiavimas - Lengvai prižiūrėkite savo lapo gamybos eigą, priskirkite užduotis, naudokite automatizuotus priminimus, leiskite kitiems vartotojams peržiūrėti turinį ir pateikti išsamų atsiliepimą įdėdami komentarus.
  • Labai saugus - „Smartsheets“ pasitelkia duomenų svetainių dubliavimą, prieglobą „Equinix“ ir AWS įrenginius, kad įsitikintų, jog dokumentai yra saugūs.
  • Automatika - Galite automatizuoti pasikartojančius procesus prašydami patvirtinimų arba siųsdami įspėjimus ir atnaujinimus.

Argumentai už:

  • Leidžia derinti sąlyginius kelius ir kelis veiksmus, kad būtų galima lengvai automatizuoti darbo eigą
  • Įgalina efektyvų bendradarbiavimą atnaujinant duomenis realiuoju laiku įvairiose programose
  • Lengvai pakeiskite arba sujungkite „Excel“ skaičiuoklių, CSV failų ir „Google“ skaičiuoklių duomenis į „Smartsheet“
  • Suteikia lengvai naudojamą nuvilkimo ir sąsajos vartotojo sąsają, kad būtų galima pritaikyti prietaisų skydelį
  • Suteikia realiojo laiko prieigą prie savo išmaniojo telefono per „iOS“ ir „Android“ programas
  • Leidžia trečiųjų šalių vartotojams peržiūrėti failus ir dokumentus

Minusai:

  • Norėdami išmokti ilgą jo funkcijų sąrašą, turite įdėti daug pastangų

Kainodara:

Įprasta kaina prasideda nuo 14 USD per mėnesį. Jei norite verslo planų su sudėtingesnėmis funkcijomis, turite susisiekti su pardavėju.

10. „Onehub“.

„Onehub“ yra dar viena galinga šiame sąraše esanti dokumentų valdymo programinė įranga. Siūlomas paprastas failų įkėlimas, naudojant jo nuvilkimo funkciją. Be to, tai leidžia vartotojams valdyti versijas, tvarkyti failus poaplankiuose ir saugiai dalintis.

Pagrindiniai bruožai:

  • Įkelkite failus lengvai - Greitai įkelkite failus naudodami nuvilkimo funkciją. Tai taip pat leidžia automatiškai versijuoti failus, organizuoti aplankus ir užtikrinti saugų FTP šliuzą masiniam įkėlimui.
  • Tinkinimas - Lengvai tinkinkite programos puslapius, logotipą ir spalvų temas pagal jūsų prekės ženklo poreikius. Taip pat prie savo paskyros galite pridėti pasirinktinį domeną ir baltą etiketę.
  • Apsaugos priemonės - Tai pasitelkia daugybę saugos funkcijų, įskaitant vaidmenimis pagrįstus leidimus, sesijos skirtus laikotarpius, audito seka ir dviejų veiksnių autentifikavimą, kad jūsų duomenys būtų saugūs.
  • Peržiūra - Lengvai peržiūrėkite failų ir dokumentų peržiūrą, neatsiųsdami jų iš naršyklės ar mobiliojo prietaiso.

Argumentai už:

  • Leidžia susisiekti su bendradarbiu, kad patvirtintų ar peržiūrėtų jūsų failus
  • Siūlo sklandžią integraciją su „Google“ disku ir „OneDrive“
  • Leidžia pranešimais bendrauti su kiekvienu komandos nariu
  • Stebėkite veiklą, kad žinotumėte, kas ką ir kada skelbia
  • Paskelbkite komentarus aplankuose, kad galėtumėte lengvai dalytis atsiliepimais
  • Pasinaudokite audito pėdsakais, kad akimirksniu atšauktumėte prieigą, kai pamatysite ką nors žuvingo
  • Lengvai vykdykite sudėtingą slaptažodžių politiką

Minusai:

  • Vartotojo sąsaja atrodo šiek tiek pasenusi
  • Negalite kurti vartotojų pogrupių

Kainodara:

Mokami planai prasideda nuo 12,50 USD per mėnesį ir siekia iki 500 USD per mėnesį.

11. „InfoRouter“.

„InfoRouter“ yra dar vienas dokumentų valdymo įrankis, kuris gali padėti lengvai valdyti visus dokumentus. Tačiau jūs turite įdiegti ją iš serverio pusės be jokių kliento komponentų. Geros žinios yra tai, kad ji yra labai keičiama ir gali panaudoti iki 100 serverių, kad pasidalytų darbo krūviu.

Pagrindiniai bruožai:

  • Įrašų tvarkymas - Saugiai tvarkykite svarbius verslui įrašus, siųsdami dokumentus į iš anksto apibrėžtas darbo eigas ir stebėdami jų būseną realiuoju laiku.
  • Ataskaitos - Gaukite suvestinę ataskaitą apie įvykius, vykstančius kiekvieną dieną.
  • Daugiakalbė - Tai siūlo palaikymą keliomis kalbomis, kurį galite naudoti pranešimų el. Paštu gavimui.
  • Karšti aplankai - Tai automatiškai importuoja stebimų aplankų duomenis iš anksto apibrėžtuose „InfoRouter“ aplankuose.

Argumentai už:

  • Leidžia konvertuoti vaizdus į PDF failus
  • Galite sukurti neribotą skaičių aplankų
  • Leidžia kurti kelis šakninius aplankus
  • Palaiko ir HTTPS, ir SSL
  • Leidžia tinkinti el. Pašto ir teksto šablonus
  • Palaiko klasifikavimo istoriją ir klasifikuotus dokumentus

Minusai:

  • Didelių failų įkėlimas yra lėtas
  • Vartotojo sąsaja yra sudėtinga

Kainodara:

Jo kainą galima nustatyti pagal užklausą.

Kiti įrankiai, dar neapžvelgti šiame sąraše, yra „Docuware“, „M-Files“ ir „SharePoint“.

Kas yra dokumentų valdymo programinė įranga?

Verslui judant internete, dokumentų valdymo programinė įranga pastaruoju metu sulaukia daug dėmesio.

Paprasčiausiai tai yra kompiuterio programinė įranga, naudojama skaitmeniniam formatui tvarkyti, indeksuoti, saugoti, tvarkyti ir sekti dokumentus. Be to, jie padeda lengvai konvertuoti dokumentus į skaitmeninius formatus, naudojant skaitytuvus.

Didelis duomenų kiekis yra gana sudėtingas, ypač kai dokumentas yra fizinės formos.

Tiesą sakant, didelis verslo našumas prarandamas vien tik įveikus dokumentacijos iššūkius. Konvertuotas į elektroninius formatus, lengviau naršyti po dokumentus. Galų gale jūs praleidžiate mažiau laiko jų paieškai ir galite daugiau dėmesio skirti kasybos informacijai.

Kaip jūs naudojate dokumentų tvarkymo programinę įrangą ??

Dokumentų tvarkymo įrankius gana lengva naudoti. Nesvarbu, kurią programinę įrangą naudojate, dauguma žingsnių sutampa.

Pažvelkime į praktinius veiksmus, naudodamiesi „Evernote“ verslas.

Apsilankykite svetainėje ir sukurkite savo sąskaitą ir užpildykite reikiamą informaciją, jei tai yra verslo sąskaita.

Galite prisijungti ir pradėti kurti turinį iškart. „Evernote“ yra suderinama su įvairiais dokumentais, įskaitant nuotraukas, skaičiuokles, straipsnius, tvarkaraščius ir užrašus. Dauguma dokumentų programinės įrangos įrankių leidžia ir šiuos dokumentus.

Tada galite pradėti pridėti vartotojus prie savo verslo sąskaitos. Tiesiog spustelėkite kairės pusės piktogramą, kurioje sakoma: „Pridėti vartotojų“. Galite išsiųsti jiems kvietimus el. Paštu ir paprašyti prisijungti.

Pridėję vartotoją, jie galės peržiūrėti centrinę duomenų ir informacijos saugyklą. Čia jis vadinamas Kosmoso katalogas. Taip pat galite suteikti jiems prieigą prie redagavimo ir pakeitimų saugykloje.

„Evernote“ taip pat leidžia užrašinėti, nustatyti darbo pokalbius, kurti nuorodas ir žymas, nuskaityti dokumentus ir realiu laiku bendradarbiauti su kolegomis.

Ko reikėtų ieškoti dokumentų valdymo sistemoje?

Nors jūsų pasirinkimai ir nuostatos skirsis atsižvelgiant į jūsų poreikius ir verslo dokumentus, čia yra keletas pagrindinių funkcijų, kurių jums visada reikės:

1. Archyvai.

Programinė įranga turėtų leisti jums archyvuoti dokumentus centrinėje saugykloje, kad galėtumėte lengvai pasiekti ir nedelsdami gauti informaciją - pavyzdžiui, „Zoho“ dokumentai.

2. Platus integravimas.

Dokumentų tvarkymo programinė įranga turėtų lengvai ir plačiai integruotis su trečiųjų šalių programomis, tokiomis kaip „Gmail“, „Outlook“, „Salesforce“, „Google“ diskas ir kt. Tai padeda sklandžiai keistis dokumentais. „Evernote“ verslas yra puikus pavyzdys.

3. Masinis įkėlimas.

Verslo scenarijai apima daugybę dokumentų. Juos įkelti po vieną sudėtinga ir daug laiko. Todėl turėtumėte pasirinkti dokumentų valdymo įrankį, kuris leidžia masiškai įkelti dokumentus.

4. Dokumentų saugumas.

Slapto ir įslaptinto dokumento tvarkymui ir saugojimui įmonės naudoja dokumentų tvarkymo įrankius. Tokių duomenų kompromitacija paprastai turi didelę įtaką įmonėms ir netgi gali kelti grėsmę jų egzistavimui. Štai kodėl reikia pasirinkti tokį dokumentų tvarkymo įrankį kaip Skaitmeninis stalčius užtikrinti galingą duomenų saugumą.

5. Aukštos skyros peržiūros.

Kai naudojate dokumentų tvarkymo įrankį, neturėtumėte atsisiųsti dokumento kiekvieną kartą, kai norite jį peržiūrėti. Programinė įranga turėtų leisti aukštos skiriamosios gebos peržiūras, kai tik norite.

Tai nėra holistinis funkcijų sąrašas. Yra daugybė kitų būtinų atributų, kurių vartotojai ieško, įskaitant platų šablonų asortimentą, realaus laiko pokalbius, leidžiamą automatizavimo lygį, įrašų tvarkymo funkciją ir dar daugiau.

Santrauka.

Tai buvo viena geriausių galimų dokumentų valdymo programinės įrangos. Po šios skaitmeninės pertvarkos jau seniai praėjo popierinių dokumentų dienos. Saugojimas debesyje yra akivaizdžiai geriausias pasirinkimas. Tačiau visi šie įrankiai turi skirtingus galimybių ir USP rinkinius.

Todėl nėra teisinga skelbti aiškų nugalėtoją - jūsų pasirinkimas turėtų priklausyti tik nuo jūsų poreikių ir biudžeto.

Pvz., Jei ieškote nemokamo / įperkamo, tačiau patikimo sprendimo, tada „EverNote“ verslas galėtų būti puikus pasirinkimas. Vis dėlto, jei turite biudžeto ir reikalaujate įmonės sprendimo su sudėtingesnėmis funkcijomis, tuomet galbūt norėsite pasirinkti Smartsheet.

Prieš priimdami galutinį sprendimą, atidžiai peržiūrėkite įvairius įrankius ir jų ypatybes.

Ar yra kokių nors dokumentų valdymo įrankių, kuriuos norėtumėte naudoti? Praneškite man komentaruose.

Kiti skaitymai svetainėje: Norėdami gauti daugiau verslo programinės įrangos apžvalgų, skaitykite mano vadovus geriausios programų planavimo programos, aukščiausia projektų valdymo programinė įranga ir geriausi pristatymo įrankiai išbandyti šiais metais.